คู่มือการใช้งานขุนช้าง

ระบบบิลหอพักสำหรับเจ้าของหอ — จดมิเตอร์น้ำไฟ ออกบิล พิมพ์ส่ง แล้วรับชำระ จบในที่เดียว ภาพประกอบทุกภาพในคู่มือนี้ถ่ายจากหน้าจอจริงของระบบ

ภาพรวมของระบบ

ขุนช้าง ทำงานเป็นรอบเดือน วนซ้ำแบบเดิมทุกเดือน:

จดมิเตอร์ → ออกบิล → พิมพ์หรือส่งให้ผู้เช่า → รับชำระ

เจ้าของหอหนึ่งคนดูแลได้หลายอาคาร ทุกหน้าจะผูกกับอาคารที่เลือกอยู่ตอนนั้นเสมอ สลับอาคารได้จากเมนูด้านบน ระบบออกแบบมาให้ใช้บนมือถือเป็นหลัก เพราะเจ้าของหอส่วนใหญ่เดินจดมิเตอร์แล้วกรอกจากมือถือทันที

เริ่มต้นใช้งาน

เข้าสู่ระบบ

ระบบนี้เปิดให้ใช้แบบเชิญเท่านั้น ไม่มีการสมัครเอง ถ้าลืมรหัสผ่านให้ติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อตั้งรหัสใหม่ให้

สร้างอาคาร

อาคารที่เพิ่งสร้างจะถูกเลือกให้ทันที ทุกหน้าหลังจากนี้จะเป็นของอาคารที่เลือกอยู่

ตั้งค่าอาคาร

วันครบกำหนดคือวันของเดือนถัดไป เช่น บิลงวดพฤษภาคม ตั้งไว้วันที่ 5 จะครบกำหนดวันที่ 5 มิถุนายน · จำนวนหลักมิเตอร์ใช้ตอนมิเตอร์หมุนครบรอบ ตั้งให้ตรงกับมิเตอร์จริง น้ำกับไฟตั้งแยกกันได้

เพิ่มชั้นและห้อง

ชั้นใช้กรองรายการห้องและบิล · การสร้างห้องเป็นชุดจะข้ามเลขห้องที่มีอยู่แล้ว กดซ้ำได้อย่างปลอดภัย

ย้ายผู้เช่าเข้า

เลขมิเตอร์ตอนเข้าอยู่สำคัญที่สุดในหน้านี้ ระบบใช้เป็นเลขตั้งต้นของบิลเดือนแรก หน่วยที่ค้างจากผู้เช่าคนก่อนและช่วงที่ห้องว่างทำความสะอาดจะไม่ถูกเรียกเก็บจากผู้เช่าใหม่ · เงินประกันที่กรอกไว้จะถูกใช้ตอนทำใบคืนเงินประกันวันย้ายออก

ค่าใช้จ่ายประจำ

รายการเหล่านี้จะถูกใส่ลงบิลของห้องนั้นอัตโนมัติทุกเดือน ไม่ต้องกรอกซ้ำ

รอบบิลประจำเดือน

สี่ขั้นตอนนี้คือสิ่งที่ทำซ้ำทุกเดือน

1. จดมิเตอร์

ระบบคิดหน่วยที่ใช้ให้ทันทีขณะพิมพ์ (เลขครั้งนี้ ลบ เลขครั้งก่อน) · ตัวเลขด้านบนบอกว่าจดไปแล้วกี่ห้องจากทั้งหมดกี่ห้อง ใช้เช็กว่าเดินจดครบหรือยัง · ถ้ามิเตอร์หมุนครบรอบกลับเป็นเลขน้อย ให้ติ๊ก "เกินรอบ" ในแถวนั้น

2. ออกบิล

ระบบออกบิลเฉพาะห้องที่มีผู้เช่า โดยรวมค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ และค่าใช้จ่ายประจำเข้าด้วยกัน · กดซ้ำได้ ถ้าจดมิเตอร์ผิดแล้วแก้ ระบบจะคำนวณบิลที่ยังไม่ได้รับชำระใหม่ให้ ส่วนบิลที่รับชำระไปแล้วจะถูกข้ามไปโดยไม่แตะต้อง และรายการที่เพิ่มเองไว้จะไม่หาย

3. ตรวจและเพิ่มรายการในบิล

รายการในบิลเรียงเป็น ค่าเช่า → ค่าน้ำ → ค่าไฟ → ค่าบริการ → รายการที่เพิ่มเอง · รายการที่เพิ่มเองจะรวมเข้ายอดทันที และไม่หายแม้กดออกบิลซ้ำ

4. รับชำระ

หน้านี้ทำมาเพื่อตอนที่ผู้เช่าหลายห้องโอนเข้ามาพร้อมกัน ระบบเติมยอดค้างของแต่ละห้องไว้ให้แล้ว แก้ได้ถ้าจ่ายไม่เต็มจำนวน · บิลที่จ่ายครบเปลี่ยนป้ายเป็น "ชำระแล้ว" จ่ายไม่ครบขึ้น "ชำระบางส่วน" · ห้องที่ชำระครบแล้วจะถูกปิดไม่ให้บันทึกซ้ำ

ติดตามยอดค้าง

เอกสารและการพิมพ์

พิมพ์บิลทั้งงวด

A4 หนึ่งแผ่นได้สองห้อง ประหยัดกระดาษครึ่งหนึ่ง · บิลแต่ละใบมีเลขมิเตอร์ครั้งก่อนและครั้งนี้ให้ผู้เช่าตรวจเองได้

QR พร้อมเพย์บนบิล

QR ระบุเลขห้องไว้ในรายการโอนด้วย เวลาผู้เช่าสแกนจ่าย แอปธนาคารจะแสดงเลขห้อง ทำให้กระทบยอดง่ายขึ้นมาก · ถ้าบิลจ่ายมาแล้วบางส่วน QR จะขอเฉพาะยอดที่เหลือ ไม่ใช่ยอดเต็ม · QR สร้างในเครื่องเอง ไม่ต้องต่ออินเทอร์เน็ต

ใบเสร็จ

สรุปยอดทั้งงวด

งานที่ทำเป็นครั้งคราว

ผู้เช่าย้ายออกและคืนเงินประกัน

ใบคืนเงินประกันเป็นเอกสารแยกจากบิลรายเดือน ยอดสุทธิเป็นบวกคือคืนเงินให้ผู้เช่า เป็นลบคือผู้เช่าต้องจ่ายเพิ่ม · การสร้างใบนี้ไม่ได้ปล่อยห้องให้ว่างอัตโนมัติ ต้องกด "สิ้นสุดการเช่า" ในหน้าห้องอีกครั้ง — ตั้งใจแยกกัน เพื่อกันการปล่อยห้องพลาดตอนที่ยังคุยเรื่องค่าเสียหายไม่จบ

สำรองและกู้คืนข้อมูล

ไฟล์สำรองมีทั้งชั้น ห้อง ผู้เช่า ค่าใช้จ่ายประจำ เลขมิเตอร์ และการตั้งค่าอาคาร · ไม่รวมรหัสลับของ LINE ซึ่งไม่ถูกใส่ลงไฟล์เพื่อความปลอดภัย · ไฟล์สำรองเป็นของอาคารที่เลือกอยู่ ถ้ามีหลายอาคารต้องสลับอาคารแล้วโหลดทีละอาคาร

ดูแลหลายอาคาร

ค้นหาห้องและแบ่งหน้า

หอที่มีหลายร้อยห้องจะถูกแบ่งหน้าอัตโนมัติ ถ้าหอเล็กพอที่จะแสดงหน้าเดียว ระบบจะไม่แสดงปุ่มแบ่งหน้าเลย จะได้ไม่ต้องกดเพิ่มโดยไม่จำเป็น · ยอดรวมในการ์ดสรุปเป็นยอดของทั้งงวด ไม่ใช่แค่หน้าที่เห็น

โหมดมืด

ผู้เช่ากับ LINE

ระบบส่งบิลทาง LINE ได้ถ้าเปิดใช้งาน เป็นฟีเจอร์เสริม ไม่เปิดก็ใช้งานได้ครบทุกอย่าง

ฝั่งเจ้าของหอ

หนึ่งบัญชี LINE OA ใช้ร่วมหลายอาคารได้ หรือแยกบัญชีต่ออาคารก็ได้ · รหัสลับเหล่านี้ไม่ถูกใส่ในไฟล์สำรองข้อมูล

ฝั่งผู้เช่า

ส่วนนี้ไม่มีภาพประกอบ เพราะเป็นหน้าจอในแอป LINE ของผู้เช่าเอง ซึ่งอยู่นอกระบบและทดสอบอัตโนมัติไม่ได้ คู่มือนี้จะไม่ใส่ภาพจำลองที่ไม่ได้ถ่ายจากของจริง

การตอบกลับแบบนี้ไม่มีค่าใช้จ่าย ส่วนการที่เจ้าของหอกด "ส่งบิลทั้งงวด" เป็นการส่งแบบ push ซึ่งมีค่าใช้จ่ายตามแพ็กเกจ LINE ระบบจะข้ามห้องที่ยังไม่ผูกและห้องที่ส่งไปแล้วให้เอง · รหัสผูกห้องผูกกับบัญชี OA นั้น ๆ ถ้าเปลี่ยน OA ผู้เช่าต้องผูกใหม่

แก้ปัญหาที่พบบ่อย

คำศัพท์ที่ใช้ในระบบ